Pièces annexes AEM Voyages
Ce système de portage a été mis en place pour apporter un réel plus à l'adhérent. Il est encore tout jeune, et nous n’en sommes encore qu'au début de notre collaboration. Ce dispositif ne pourra évoluer qu’avec vos retours. Nous serons donc sensibles à toutes vos remarques ou suggestions.
"AEM VOYAGES", comment ça marche ?
1/ Vous nous soumettez la fiche technique de votre séjour. Votre fiche technique doit comporter un certain nombre d'éléments obligatoires, que vous trouverez ici :
Modèle de fiche technique AEM Voyages
2/ "AEM VOYAGES" va valider votre séjour. Plusieurs échanges, par mail ou téléphone, seront peut-être nécessaires avant d’aboutir à la version définitive.
3/ Une fois votre séjour validé, vous recevrez un mail de confirmation qui fixera le contenu du séjour et de ses informations légales sur un support à l'entête de "AEM VOYAGES". Il ne peut y avoir que cet en-tête et rien d'autre. Sont acceptés uniquement les nom et prénom de l'AMM encadrant du séjour (adhérent au SNAM).
4/ Lors de la validation de la 1ère fiche technique de l’année en cours, une convention de partenariat liant l’adhérent à "AEM VOYAGES" vous sera envoyée. Il faudra nous la retourner signée en 2 exemplaires.
5/ Transmettez le bulletin d'inscription à tous vos clients, impérativement accompagné des conditions générales et particulières de vente. Vous devrez vérifier que chaque client dispose d’une assurance assistance/rapatriement. Il est vivement recommandé que vos clients aient aussi une option d'assurance annulation et interruption du séjour ainsi qu’une assurance bagages et effets personnels. Si cela n’est pas le cas, présentez-leur la notice EUROP ASSISTANCE proposée par "AEM VOYAGES" (4.20 % du prix du séjour). Ils reporteront cette adhésion supplémentaire sur le bulletin.
6/ Demandez à chaque client de nous transmettre son bulletin d'inscription :
a/ accompagné du règlement par chèque à l'ordre de "AEM VOYAGES",
b/ ou en cochant l’option « virement » et en procédant au paiement sur le compte bancaire dont les coordonnées IBAN sont indiquées sur le bulletin.
c/ ou en cochant l’option « carte bancaire ». A réception du bulletin, "AEM VOYAGES" prendra contact avec le client pour lui transmettre le lien du paiement en ligne.
7/ Les inscriptions vous seront transmises au fur et à mesure. Toutefois, un premier point entre l'AeM encadrant le séjour et "AEM VOYAGES" sera systématiquement fait 60 jours avant le départ du séjour, puis régulièrement pour connaître l'état de remplissage du séjour.
8/ 35 jours avant le départ, s'il y a annulation du séjour, vous préviendrez vos clients et "AEM VOYAGES" remboursera les acomptes perçus (ou les soldes si tout le séjour est payé). S'il y a confirmation, "AEM VOYAGES" demandera à vos clients inscrits de payer le solde du séjour (s'il n'est pas déjà versé). Une inscription de dernière minute est possible : à moins de 35 jours de la date de départ, il sera demandé le paiement total du prix du voyage, cotisation assurances incluses.
9/ A 15 jours du départ, un récapitulatif vous sera envoyé, avec les noms et assurances des clients. D’autres informations utiles seront communiquées, comme les coordonnées d’Europ Assistance ou le numéro d’urgence.
10/ "AEM VOYAGES" a décidé de mettre en place un numéro de téléphone d’urgence, joignable en dehors des heures d’ouverture du siège. Il vous sera communiqué à J-15. A noter : ce numéro est à utiliser, le cas échéant, pendant le déroulement du séjour. Pour toute la partie préparatoire, nous joindre au siège.
11/ En contre partie du portage administratif de votre séjour, "AEM VOYAGES" retiendra une commission s’élevant à 7% du prix du séjour.
12/ Une fiche "les engagements des AeM utilisant les services de "AEM VOYAGES"" est à disposition dans les pièces annexes (lien ci-dessous). Celle-ci sera amenée à évoluer, au fur et à mesure de l'évolution de "AEM VOYAGES" ainsi que de vos retours, éventuels.
Toutes les pièces en téléchargement :